コミュニケーション力、評価のポイント

2017年8月27日

「基礎スキル」は、年齢や職種、役職に関係なく、全社員に共通して習慣化して欲しいスキルです。
その中の一つ「コミュニケーション力」について、ご紹介しましょう。

情報を受発信するチカラ
みんなと仲良くするチカラじゃない

すべてのビジネスパーソンに必要不可欠な基礎スキルの一つが「コミュニケーション力」です。
具体的には・・・

  • 情報を受信・発信するチカラ

であり、一般的にイメージされている「みんなと仲良くできるスキル」とは、本質的に違います。

組織・チームの一員として、社内外の関連者と、
正しく情報を受信・発信し、
コミュニケーション・エラーの発生率をゼロにするチカラです。

この「コミュニケーション力」を育む評価基準です。

コミュニケーション力の方程式

様々なビジネススキルを、習慣化するのに有効な手段の一つが「方程式」です。

コミュニケーション力の方程式は
コミュニケーション=正確×タイムリー×正しい手段
です。

どんな仕事であっても、チーム内外との連携は不可欠です。
みんな、独りぼっちで仕事をしているわけではありません。
当然、その関連者との情報の受発信は不可避で、そのクオリティーが成果に直結します。

正確であること

TOPに応じて、そのレベルは違いますが、まずは「正確」であることが重要です。
関連者と共有すべき、関連者に伝達すべき情報を「正確に発信」するチカラが重要です。
また、反対に「正確に受信」するチカラも同様に重要です。せっかく「正しい情報」が届いても「聞き間違い」「思い込み」「勘違い」では、エラーが起きてしまいます。

タイムリーであること

その情報の内容、質によって、緊急度が違います。
この緊急度の判断能力です。大声で伝えるべき緊急災害情報もあれば、手紙やはがきで十分な緊急度の低い情報もあります。
その「適時性=タイムリーさ」が、情報の発信には欠かせません。

手段が適切であること

「津波が来るぞ~!」と手紙を出した、なんて「笑い話」に、よく似た「笑えない話」が意外と職場にはあるものです。
大声なのか、電話なのか、メールなのか、あるいは、張り紙で足りるのか、など、適切な手段を選択するスキルです。

言った・言わない~聞いた・聞いてない

最も「残念」で「もったいない」エラーです。
多くの組織・チームで、コミュケーションエラーは生じますが、それを最小限に抑えるためには、チーム全体、全員で、このエラーの勿体なさを共有しなければなりません。お互いに「コミュニケーション・エラー」が起きない様に、個々のコミュニケーションスキルを磨こう、という共通認識が前提として必要なのです。

コミュニケーション力の評価基準サンプル

レベル   チェックポイント  備考
1 理解・納得レベル コミュニケーション力の必要性・重要性を正しく理解している。   これは「正しくコミュニケーションしようとする意識」は感じられるが、具体的な実績が無い場合の評価レベルです。 意識、行動共に、実績が認められない場合は、残念ながら評価レベルは「0=ゼロ」となります。
2 行動レベル 正しくコミュニケーションしようとする意識・行動は認められるが、その精度に改善点が多い。 エラーの有無は、問いません。 まずは「正しくコミュニケーションしようとする意識・行動」を評価します。
3 成果レベル 自分を起点とするコミュニケーションエラーが時々起きる。  積極的なコミュニケーションを取らなければ、エラーも起きません。車に乗らなければ事故を起こさない、と同じです。このレベルは、まずは「2」をクリアしていることが前提です。
4 習慣レベル 正しいコミュニケーションが習慣化していると認められる事例が多い。  MUST(やらねば=正しくコミュニケーションしなければ)を超えてWANT(やりたい=正しくコミュニケーションしたい・するべきだ)の意識が認められる。
5 指導レベル 課題発見力を他者に指導している。

 

評価のポイント=アドバイスのヒント

「コミュニケーション力」の評価のキーワードは、方程式のとおりです。

コミュニケーション=正確×タイムリー×正しい手段

正確

「あいまいな表現」を使っていないか?で「正確性」が分かります。
よく耳にするフレーズは・・・
「なる早でよろしく!」
「できれば今週中でね!」
「もっと増やしてくれ!」
これらの表現は「誤解の元」です。
「明日の12時までに、10個増やしてね」と言えば、誤解は生じません。
「正確性」は、こんな「口癖」になっている「言葉使い」を改善することから始まります。

タイムリー

タイムリーさ=適時性は、「センス」も問われる要素ですが、この「センス」も意識次第で改善します。
経験が浅い頃は、この「微妙な感覚」が分からず、叱られることもあるかもしれません。
しかし「タイムリーさがコミュニケーションには重要なんだ」ということを意識してもらうために、この要素は外せません。

手段

上記同様、誤った手段を使っているときに、その時点で、その場で、指導・アドバイスすることです。
その時の注意は「根気」です。間違っても「考えればわかるだろう!」なんて昭和の感覚で接しない様に注意しましょう。
特に「電話」は、ジェネレーションギャップが大きい手段です。
今や「黒電話を知らない世代」が社内にいる時代です。
それぞれの「世代の感覚」を充分理解したうえで、世代別にアドバイスする「根気」が意外と重要です。

関連する方程式

コミュニケーション力の変形として「受注力・発注力」というスキルも大切です。
これにも方程式がありますが
受注力・発注力=納期×品質×後工程
社内外問わず「受注ミス・発注ミス」を起こさない様に、この3つの要素について双方が注意すべきです。
特に「発注側」が原因でエラーが起きやすいので注意してください。

ほとんどの中小企業はもっと儲かる!

会社の利益の計算式は、ご存じのとおり
利益=売上-原価・コスト
です。

普通は、儲かります。儲かるように仕事をしています。

なのに・・・

実態は
利益=売上-原価・コスト-ロス
なのです。

せっかくの利益がロスで消えているのです。
その原因は「コミュニケーションエラーによるロス」です。
「発注ミス」「受注ミス」「やり直し」「二度手間」・・・などなど、コミュニケーションを原因とする現象が多発している会社は、せっかくの利益をエラーで捨ててしまっているのです。もったいないことです。

ロスを出さない様に、組織・チーム全員のコミュニケーションスキルを育みましょう。